מאמרים

המדריך שעושה סדר: איך לבחור מדפסת מתאימה לעסק שלך?

כל ארגון, ולא משנה מה ותק הפעילות שלו, יודע: כדי להבטיח שהעסק יתפקד באופן הטוב ביותר יש צורך בשלל ‘תומכי לחימה’ חיוניים – החל משירותי אינטרנט מהיר, דרך שירותי מזכירות וכלה בעזרים אלקטרוניים דוגמת המדפסת. המדפסת היא אחת הבחירות החשובות לעסק (מיד אחרי קפה איכותי, כמובן)– אך מטבע הדברים, מכיוון שמדובר במכשיר חשמלי הכולל כמה תכונות שונות, מעטים האנשים שמבינים לעומק מה נחוץ להם לטווח הארוך.

אם התחלתם לשוטט באתרי האינטרנט והלכתם לאיבוד בסבך מכשירי ההדפסה המוצעים בשוק, אנו כאן עם המדריך המלא שיסייע לכם להבין מהי המדפסת המתאימה ביותר לעסק שלכם. מה חשוב להביא בחשבון לפני שרוכשים מדפסת? מהן הפונקציות שהיא אמורה למלא? מה נחשב לתקציב הוצאות סביר עבור שירותי הדפסה? כל זאת ועוד – לפניכם.

לפני הכול: ניתוח צרכים

לכל עסק ולכל חברה יש צרכים שונים ומגוונים. ארגון אחד מורכב מעשרות עובדים ולכן זקוק למספר תחנות הדפסה, חברה שנייה מונה מספר עובדים מצומצם ולכן יכולה להסתפק במדפסת איכותית מרכזית אחת, ואילו תפעולו של העסק השלישי דורש שימוש מרובה במדפסות – כזה הדורש הדפסה צבעונית, יצירת עותקים רבים, שירותי סריקה ועוד. כדי לדעת מה מתאים לעסק שלכם חשוב להתחיל בניתוח אמיתי של הצרכים שלכם – הנה כמה שאלות בסיסיות שחשוב לענות עליהן לפני שיוצאים לדרך:

  • סוג המדפסת –האם השימוש היחידבמדפסת יהיה לצורכי הדפסה, או שמא תעדיפו שהיא תבצע פעולות נוספות (סריקה, שליחת פקס, צילום, שליחת מסמכים בדוא”ל וכדומה)?
  • כמות ההדפסות –מהי כמות ההדפסות המשוערת שתזדקקו לה מדי חודש?
  • סוג ההדפסה –האם יש מסמכים קבועים שאותם תדפיסו לעיתים תכופות? האם אתם זקוקים להדפסה צבעונית, או שמא תסתפקו בהדפסה בשחור-לבן?
  • בעלות – האם המדפסת ‘שייכת’ לעובד ספציפי, או שהיא מקושרת לעמדות מחשב של מספר עובדים?
  • חלל פעילות – מהו החלל הפנוי העומד לרשותכם?

יוצאים לדרך: שחור, לבן, צבעוני – ומה שביניהם

ההחלטה הראשונה והעיקרית שכדאי לקבל נוגעת לאופי ההדפסה, או במילים אחרות: הדפסה בשחור-לבן או הדפסה צבעונית. ההחלטה הזו אינה נוגעת רק לתוצר המוגמר– היא משפיעהגם על סוג המדפסת. כך, למשל, אם המדפסת העתידית צפויה במרבית הפעמים להדפיס מסמכים הכוללים טקסט (ולא גרפיקה), ואין חשיבות לצבע שבו אתם עושים שימוש – הרי שמדפסת לייזר שחור-לבן תהיה בחירה נכונה יותר עבורכם: ההדפסה בה מהירה יותר,ומחירה נמוך יותר בהשוואה למחירן של מדפסות מסוגים אחרים.

לעומת זאת, אם צורכי ההדפסה שלכם כוללים גם הדפסה צבעונית (גרפים, חוברות צבעוניות, פלאיירים מקצועיים וכדומה. מומלץ לשקול מדפסת לייזר צבעונית איכותית ומהירה, בעלת עמידות לתפוקה חודשית.

יחי הכוח המשולב!

אם במהלך חיפושיכם נתקלתם במושג ‘מדפסת משולבת’ ולא ממש הבנתם במה מדובר – אנחנו כאן כדי לפזר את הערפל. למעשה זהו מכשיר אחד הכולל לא רק אפשרות הדפסה, אלא גם שלל תכונות נוספות. ככל שחולפות השנים, אגב, המדפסת המשולבת הופכת לבחירה הרווחת בקרב בעלי עסקים, וניתן בקלות להבין מדוע: המדפסת המשולבת מסוגלת לסרוק מסמכים, לשמש כמכונת צילום, לקבל פקסים (כן, הם עוד לא נכחדו לחלוטין…), ואף לשלוח דוא”ל.

רוב המדפסות המשולבות המיוצרות כיום מגיעות עם קישורית Wi-Fi מובנית, מה שמאפשר למדפסת להתחבר באופן אלחוטי למספר מחשבים – ובכך לרשת אותה בין מספר עובדים בארגון. כדי להבין אם אתם באמת זקוקים למדפסת משולבת, שאלו את עצמכם אם הפונקציות הנוספות הללו באמת נחוצות לכם ולצרכים המשרדיים שלכם.

המשרד צועד על כמותו

כל מדפסת מסוגלת להדפיס כמות חודשית מסוימת של דפים. לרוב המספר הזה אינו מדויק במאת האחוזים, והוא נועד בעיקר כדי לתת לכם מושג כללי על יכולותיה של המדפסת. למספר הזה יש חשיבות רבה – שכן מומלץ לבחור מדפסת התואמת (פחות או יותר) את כמות ההדפסות הצפויה בבית העסק שלכם: לא יותר מדי, אך גם לא פחות מדי.

מאחורי הקביעה הזו עומד רציונל פשוט: מדפסת שעובדת ‘קשה מדי’ עלולה לשבוק חיים הרבה יותר מהר ממה שתוכלו לדמיין. מצד שני, אם אתם מעריכים את כמות ההדפסות הנדרשת כנמוכה למדי, אל תתפתו לרכוש מדפסת המסוגלת לנפח הדפסות עצום –מחירה יהיה גבוה משמעותית ולא משתלם עבורכם.

חשוב לזכור: העלויות – לא רק על המדפסת

רכישת המדפסת אמנם נתפסת כהוצאה חד-פעמית, אך הוצאות הדיו ילוו אתכם לכל אורך חיי המדפסת – ולכן חשוב לקחת זאת בחשבון לפני שבוחרים את המכשיר המתאים. לנוחותם של המשתמשים מציינים היצרנים מהו ‘כושר ההדפסה’ של המדפסת, או במילים אחרות: כמה דיו יידרש להדפסה.

לנתון ‘כושר ההדפסה’ יש חשיבות יתרה, שכן בעזרתו אפשר לנסות להעריך מה גובה ההוצאה השוטפת. מדפסות הלייזר, אגב, מאופיינות בדרך כלל בנפח הדפסה גדול יותר לכל מחסנית דיו / טונר. בקיצור, לא משנה באיזו מדפסת תבחרו, חשוב מאוד להקפיד על ‘שידוך’ הולם ובחירת מדפסת עם עלויות אחזקה שוטפות נמוכות ככל הניתן.

מהר יותר, יעיל יותר

אם אי-פעם בהיתם במדפסת איטית במיוחד במהלך פעולתה, אתם בוודאי מבינים כמה חשוב לבחון את מהירות ההדפסה של המדפסת טרם הרכישה –בעיקר כשמדובר במדפסת המיועדת לצרכים משרדיים ועסקיים, ובמיוחד כשהיא מיועדת לשימוש על ידי מספר עובדים.

רוב היצרנים מציינים במפרט המצורף למדפסת את מהירות ההדפסה שלה –כלומר את מספר העמודים שהיא מסוגלת להדפיס בדקה אחת. ככלל, חשוב לדעת שמדפסות לייזר פועלות במהירות כמעט כפולה מחברותיהן המבוססות על טכניקת הזרקת דיו.כמו כן חשוב לבחור מדפסת בעלת מהירות יציאת דף ראשון קצר ככל הניתן.

איך ייראה היום-יום שלכם: מודל השימוש במדפסת

אם הגעתם עד הנה, דעו כי אתם מודעיםלמרבית נקודות ההתייחסות שיסייעו לכם בבחירת המדפסת המתאימה לעסק. אך רגע לפני שתעשו זאת, יש סוגיה נוספת – חשובה במיוחד – שעליכם לבחון: מודל השימוש במדפסת וסוגיית חלקי החילוף המוצעים.

במקרים שבהם המדפסת מתקלקלת, יש לא מעט יצרנים המציעים לרכוש בנפרד חלקי חילוף בודדים במקום אלו שנפגמו, בלי להחליף את המדפסת כולה. זהו פתרון נהדר, אך חשוב לבחון טרם רכישת המדפסת מהן העלויות המשוערות של חלקי החילוף. אתם עלולים לגלות שמחיריהם של חלקי החילוף גבוהים במיוחד, כמעט כמו רכישת מדפסת חדשה.

מסיבה זו, יחד עם הרצון של ארגונים רבים להסיר מעליהם את הנטל הכרוך בתחזוקת המדפסותהן בפן התחזוקתי במקרה של תקלות וחלקי חילוף והן בפן ההוצאות השוטפות (רכישת טונרים, תופים וכו’), יש לא מעט בתי עסק שבוחרים לעבור ממודל רכישה למודל שכירות. המודל הזה הולך וצובר תאוצה בשנים האחרונות, והוא מאפשר לכל ארגון לשכור מכונות הדפסה בהתאם לצרכים הספציפיים שלו (מבחינת כמות, אופי הדפסות וכיו”ב) במקום לרכוש אותן. הארגון נדרש לתשלום חודשי קבוע עבור השכירות, אך מנגד הוא נהנה מהתקנה בכל מחשבי העסק, אחריותמלאה כולל כל חלקי החילוף, ואספקה שוטפת של טונרים וחומרים מתכלים אחרים לשימוש שוטף ויעיל.

לסיכום –נתחו את הצרכים שלכם, נסו להעריך את הרגלי ההדפסה הצפויים, בדקו אילו תכונות באמת נחוצות לכם, שאלו את עצמכם מהו המודל הנכון והנוח עבור העסק שלכם – ושיהיה בהצלחה!