מאמרים

תכירו את לו”ז ההדפסה במשרדכם ותתחילו לחסוך

מדפסת היא כלי חיוני ומרכזי בכל בית עסק ללא כל קשר לתעשייה לה העסק קשור.
לעיתים לא מקדישים זמן בתחזוקת המדפסת מכיוון שהיא חלק משגרת המשרד, וכך מדפסות מתבלות ומתקלקלות מתחת לאף שלנו. זה הזמן להתחיל לבדוק את המדפסות ולהפוך את סביבת העבודה ליעילה יותר וחסכונית יותר.

הגדרת צרכי המשרד

המדפסת היא כלי שנועד לשרת את בית העסק, ולכן יש להתאים אותה לצרכים הקיימים שלו ולצרכים העתידיים. כל בית עסק הוא שונה, וכך גם צרכי ההדפסה שונים בין בתי העסק. לכן, יש להבין כיצד העובדים משתמשים במדפסת, מהי כמות השימוש, ומה הפונקציות הנדרשות. מנהלי המשרד צריכים לבנות דוח שיפרט את הפונקציות הנדרשות מהמדפסת – כמה מדפסות המשרד באמת צריך, איזו מחלקה עושה את השימוש הרב ביותר במדפסת, ואיזו מחלקה נזקקת לפונקציות נוספות כגון סריקה ושליחת פקס. כך, מנהל בית העסק יוכל להתאים מדפסות נכונות עבור העובדים.

מיפוי

מיפוי  המדפסות השונות במשרד יסייע בניהול יעיל שלהן. ראשית, יש להבין מה הפונקציות הנדרשות לכל מחלקה ומה כמות השימוש של אותה מחלקה במדפסת. לדוגמה, אם מגלים שמדפסת משולבת ממוקמת במחלקה שאינה זקוקה לסורק או מכונת צילום, בעמדה שאינה עושה שימוש בפונקציות אחרת מלבד הדפסה, רצוי להעביר את המדפסת לעמדה אחרת או למיקום מרכזי שישרת את כל עובדי המשרד.

בקרה

על מנת לוודא כי המדפסות במשרד עובדות באופן יעיל וחסכוני חשוב לבצע מספר בדיקות לפחות פעם בחודש. יש לעקוב אחר השימוש בטונרים, לבדוק את אספקת הנייר ולבצע מעקב כולל אחר עלויות ההדפסה במשרד. בנוסף יש לקחת בחשבון את המשאבים המוקדשים לניהול המלאי, ותיקון התקלות הקיימות. גיבוש תמונה מלאה תציג את אופן השימוש במשרד וכך תהיה אפשרות לגבש תכנית שתייעל את העבודה ותחסוך בעלויות.

חשוב לבדוק ולהכיר את מאפייני המשרד לפני שעושים קנייה של רכוש משרדי. המדפסת יכולה או לחסוך לכם כאב ראש ועלויות, או לגרום לכם לתסכול וכאב ראש, לכן חשוב לקנות מדפסת שתשלב את כל הפונקציות שהמשרד צריך, ואחת שהטונרים שלה לא יעלו יותר מהמדפסת עצמה. המדפסת המומלצת כיום לכל המשרדים, בין אם מדובר במשרד קטן וביתי או ארגון גדול, היא מדפסת משרדית משולבת. מדפסת זו מדפיסה, מפקססת, מצלמת וסורקת באיכות גבוהה ומהירות יוצאת מן הכלל.

אם אתם עדיין לא בטוחים איזו מדפסת נכונה עבור בית העסק שלכם, התקשרו עוד היום ונתאים עבורכם את חבילת ההדפסה האידיאלית עבורכם לפי מאפייני העסק.

 

gidisign